Praca grupowa jest konieczna w przedsiębiorstwach szczególnie przy realizowaniu wszelkiego rodzaju projektów . Czasami „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań z użyciem poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero przy użyciu nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą skuteczniej zaplanować pracę, sprawniej delegować zadania a w konsekwencji zrealizować założenia projektu w terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej trzeba przeanalizować swoje potrzeby i sprawdzić , czy aplikacja zawiera moduły umożliwiające ich zaspokojenie.

Osoba koordynująca pracę przydziela każdemu, kto bierze udział w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, daje określone uprawnienia a także przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom służącym pracy grupowej możliwa jest także komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma również możliwość generowania sprawozdań określających stan prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności poszczególnych pracowników . Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.